Como afecta la Protección de datos en las encuestas a empleados y clientes
Las encuestas a empleados y clientes son muy populares entre las empresas pero no nos podemos olvidar de la Protección de Datos.
Estas encuestas pueden ayudar a descubrir agravios y mejorar los procesos y así asegurar una mayor satisfacción en el futuro. Además, una empresa que se preocupa por la opinión de los demás tiene un efecto positivo en sus propios empleados y por supuesto en los potenciales solicitantes, así como en sus clientes, ya que la capacidad de crítica y la autorreflexión son cualidades muy valoradas entre la gente.
Sin embargo, en términos de la ley de protección de datos, ambos procesos deben tratarse de manera diferente:
Protección de datos en encuestas a empleados
Las encuestas a los empleados se utilizan a menudo para proporcionar retroalimentación sobre los procesos de la empresa y, en el mejor de los casos, deberían contribuir a la mejorar. Sin embargo, no existe una base legal para la participación obligatoria, porque las encuestas a los empleados generalmente no son necesarias para llevar a cabo la relación laboral. En última instancia, solo habría consentimiento de conformidad con el Art. 6 Párrafo 1 del RGPD. Particularmente en la relación entre empleador y empleado, el consentimiento debe ser explícito, ya que aquí se pueden tener dudas legítimas sobre la voluntariedad. Los empleados podrían temer represalias por la empresa si se niegan a participar en una medida interna de este tipo o si tienen que expresar sus críticas de forma no anonimizada.
Encuesta anónima como solución
Por lo tanto, es aconsejable realizar una encuesta a los empleados de forma anónima, de modo que no se puedan sacar conclusiones sobre personas individuales. En este caso, no se recopilan datos personales y la encuesta no entra dentro del alcance del RGPD.
La selección de las preguntas respectivas tiene aquí una importancia decisiva. La combinación de las características de evaluación individual no debe identificar en modo alguno a grupos de empleados individuales, en su mayoría más pequeños. Por lo tanto, por debajo de un tamaño de grupo de hasta cinco empleados, los resultados solo deben usarse en el siguiente nivel de evaluación superior. En el caso de un departamento de recursos humanos de tres personas, por ejemplo, no habría una evaluación separada para el departamento de recursos humanos, pero este grupo de personas solo se tomaría en cuenta en el departamento de nivel superior (por ejemplo, administración). Es aconsejable no recopilar dichos datos en primer lugar o anonimizarlos en el primer paso de evaluación, es decir, asignarlos al siguiente nivel de evaluación superior. Además, en la era de la digitalización, es importante garantizar la seguridad de los datos.
Evite múltiples votos
Para evitar votaciones múltiples por parte de los empleados, es posible generar un enlace en una encuesta en línea que solo se puede usar una vez. En el caso de encuestas con cuestionarios en papel, esto se puede lograr asignando números consecutivos. En este caso, por supuesto, no debe tenerse en cuenta a quién se le asignó qué número. En estos casos también es aconsejable no distribuir los cuestionarios numerados en secuencia, es decir, entregar los cuestionarios con los números del 10 al 20 a un departamento.
Transparencia en materia de protección de datos
Es importante involucrar a los empleados con usted al planificar una encuesta de este tipo desde el principio y comunicar todos los aspectos de la protección de datos de manera clara y abierta. Por un lado, esto debería generar la tasa de participación más alta posible, pero por otro lado también debería conducir a una respuesta abierta y honesta a las preguntas.
Involucrar a los delegados de protección de datos y al comité de empresa
El delegado de protección de datos y el comité de empresa, si están disponibles, deben ser consultados desde la etapa de planificación. Los oficiales de protección de datos pueden ayudar con la selección de un proveedor de servicios y la celebración de un contrato de procesamiento de pedidos; el comité de empresa tiene al menos derecho a recibir información al respecto en el caso de evaluaciones anónimas de las respuestas a preguntas sobre el diseño del lugar de trabajo. Se debe verificar el uso de equipos técnicos en encuestas en línea que tienen como objetivo monitorear la productividad o el comportamiento de los empleados.
Protección de datos en encuestas a clientes
Cada dirección de correo electrónico, incluida la de los clientes corporativos, representa un dato personal en el sentido del RGPD. Enviar una encuesta de satisfacción por correo electrónico a los clientes de la empresa se considera un envío de publicidad. No importa si la encuesta es un contacto permitido, p. Ej. B. se integra una confirmación de pedido o factura.
Una encuesta a los clientes por correo electrónico sólo está permitida si el cliente ha dado su consentimiento explícito o si el uso con fines publicitarios y la correspondiente posibilidad de objeción fueron señalados cuando se recogió la dirección de correo electrónico.
Encuesta al cliente basada en el consentimiento
El envío de publicidad por correo electrónico sólo está permitido, por lo general, con el previo consentimiento expreso del destinatario. En este caso, también deben tenerse en cuenta los requisitos de protección de datos para un consentimiento efectivo. Por lo tanto, el consentimiento debe otorgarse mediante una declaración suficientemente específica realizada de forma voluntaria e informada por el interesado. Debe facilitarse el aviso de protección de datos con arreglo al artículo 13 del RGPD, así como el aviso de que el consentimiento puede revocarse en cualquier momento. A efectos probatorios, el consentimiento debe ser verificable; si se obtiene de forma digital, debe utilizarse en este caso el denominado procedimiento de doble opt-in. En este caso, el doble opt-in significa que el consentimiento o la aceptación deben confirmarse en dos pasos, es decir, no sólo marcando una casilla, sino también haciendo clic en un enlace en un correo electrónico de confirmación.
Encuesta a los clientes sobre la base de la llamada solución de objeciones
La publicidad por correo electrónico -y, por tanto, también una encuesta a los clientes por correo electrónico- también está permitida sin una declaración de consentimiento si el correo electrónico se recogió en relación con la venta de un producto o servicio;
la dirección de correo electrónico sólo se utiliza para la publicidad de bienes o servicios propios y similares; el cliente no se ha opuesto al uso; el cliente fue informado explícitamente en el momento de la recogida de la dirección de correo electrónico y para cada uso posterior de que el uso puede ser objetado en cualquier momento sin incurrir en costes adicionales.
Conclusión:
Por lo tanto, la participación en una encuesta de empleados o clientes sólo puede ser voluntaria. Además, también deben tenerse en cuenta y aplicarse los demás requisitos. Además, el tratamiento ilegal de datos de los empleados o el uso de las direcciones de correo electrónico de los clientes siempre tendrá consecuencias en virtud de la ley de protección de datos, en el peor de los casos la imposición de una multa de un importe considerable.
Además, las propias encuestas conllevan costes y deben estar bien planificadas. Por ello, se recomienda encarecidamente consultar al responsable de la protección de datos en la fase de planificación de la encuesta.
