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CANAL ÉTICO DE DENUNCIAS

Directiva WhistleblowingDirectiva (UE) 2019/1937 – Ley 2/2023, de 20 de febrero

Le ayudamos a establecer relaciones de confianza, a través de una gestión adecuada de reclamaciones, denuncias o consultas que reciba su organización 

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¿Qué es un Canal de Denuncias interno?

Canal de Denuncias Interno o Canal Ético, es una herramienta fundamental que permite a los trabajadores, proveedores y clientes relacionadas con una Entidad Pública o Privada, comunicar o denunciar conductas irregulares o ilícitas, malas prácticas, etc.. 

El objetivo principal de la norma es asegurar que cualquier trabajador disponga de un instrumento que facilite la revelación de infracciones o irregularidades que puedan estar ocurriendo en la empresa o en el sector público. A modo de ejemplo se pueden denunciar desde situaciones de acoso laboral a blanqueo de capitales, actividades de corrupción, conductas contra el código ético o los procedimientos establecidos de la empresa, etc.

Un canal de denuncias debe ser gestionado por un equipo dedicado, independiente y neutral, que se encarga de recibir, evaluar y gestionar las denuncias de manera confidencial. El equipo de gestión de denuncias analiza la información proporcionada y toma las medidas adecuadas para abordar la situación, como iniciar una investigación interna, tomar medidas disciplinarias, implementar medidas correctivas o informar a las autoridades competentes, si es necesario.

Es importante destacar que un canal de denuncias debe garantizar la confidencialidad y protección del denunciante, permitiéndole informar sobre las irregularidades de manera anónima si así lo desea. Esto fomenta un entorno seguro para denunciar posibles problemas sin temor a represalias.

¿Qué empresas están obligadas a contar con un Canal de denuncias?

Obligatoriedad Canal de Denuncias:

  • Las empresas de más de 250 trabajadores, venció el pasado 17 de diciembre de 2021.
  • Las empresas de entre 50 y 249 trabajadores y los municipios de menos 10.000 habitantes, venció el pasado 1 de diciembre de 2023. 

En sectores altamente regulados, como el financiero, bancario, seguros, atención médica y farmacéutico, puede haber requisitos específicos para implementar canales de denuncias. 

Además, los grupos de sociedades deberán tener una política general común sobre la materia y podrán habilitar un único sistema interno de información para todo el grupo. 

Aspectos fundamentales del Canal de Denuncias

  • En el plazo de 7 días desde la recepción de denuncia o comunicación se deberá acusar recibo al denunciante.
  • La gestión e investigación de las denuncias no podrá durar más de 3 meses, salvo casos de especial complejidad, en cuyo caso podrá prorrogarse 3 meses más.
  • Las empresas estarán obligadas a dar información y publicidad sobre el uso del canal interno y sobre los principios esenciales de su procedimiento de gestión.
  • Deben contar con una política que enuncie sus principios generales y publicarla en el seno de la organización así como un procedimiento de gestión de las informaciones.
  • Si la empresa cuenta con página web, el canal deberá aparecer en la página de inicio, en una sección separada, accesible y fácilmente identificable.
  • El sistema deberá contar una persona responsable, denominada RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN, que deberá ser un cargo directivo de la empresa nombrado por el órgano de administración, debiendo ejercer dicho cargo con independencia.

Nuestro Canal de Denuncias es un nuevo servicio digital que permite:

Cumplir con requisito exigido en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia para la gestión de fondos europeos. (Orden HFP/1030/2021).

El cumplimiento de la regulación legal en materia de “Sistemas de denuncias” obligatorios, establecidos tanto en la Directiva Europea como en distinta Normativa nacional.

Nuestra aplicación permite el tratamiento de denuncias de forma interna y anónima, que junto a la detección precoz de estas irregularidades, permiten reducir riesgos y potenciales responsabilidades que comprometan a la Organización.

  • Dar cumplimiento a distinta normativa en la que se exige (Compliance penal, protocolo de acoso, PBC-FT, etc.).
  • Herramienta digital, confidencial y segura.
  • La posibilidad de emitir denuncias de forma anónima aumenta la confianza y la disposición a compartir información delicada y, en cualquier caso, con garantías de indemnidad (no represalias) para los denunciantes. 

La amplia regulación legal, así como las ventajas de su implantación correcta, convierten a este Canal en un aspecto esencial en cualquier Organización.

¿Por qué debo tener un Canal de Denuncias / Canal Ético?

La dirección de cada compañía designará a un responsable de la gestión del canal de denuncias que deberá desarrollar sus funciones de forma independiente respecto del resto de los órganos de la entidad.

La ley exige que las entidades obligadas cuenten con un delegado de protección de datos para garantizar el correcto tratamiento de la información personal.

La existencia de este canal es exigida en distintas normativas de reciente creación, como la Directiva 2019/1937, así como en normativa sectorial o específica sobre: 

Prevención de Blanqueo de Capitales, Prevención de la Responsabilidad penal, protocolos de Acoso,⁣… Siendo además una potente vía de comunicación de la Organización con sus Grupos de interés (empleados, clientes, proveedores, etc…). 
La implantación de esta herramienta permite:

  • Cumplir con la normativa vigente 
  • Mejorar la implementación de cualquier normativa
  • Prevención de incumplimientos legales

¿Qué beneficios tiene para la empresa tener un Canal de Denuncias?

Gestión segura de la información
Gestión segura de archivos y evidencias, aportados por los propios denunciantes, a los que no tendría acceso la compañía de otro modo.

Aumento de la confianza
Mejorar la relación de confianza con las administraciones públicas.

Mejora del entorno corporativo de la empresa
Este aplicativo se vincula con su página web, ofreciendo un entorno corporativo para la inter posición y tratamiento de las reclamaciones, denuncias o consultas que reciba la Compañía, estando siempre acompañado de la mano de un consultor experto que le brinda tanto el asesoramiento como la formación necesaria para la gestión de un aspecto tan necesario como crítico en las Organizaciones.

¿Qué pasa si la empresa no cuenta con un Canal de Denuncias adecuado? 

Estarán sujetos al régimen sancionador establecido en esta ley las personas físicas y jurídicas que realicen cualquiera de las actuaciones descritas como infracciones en el artículo 63. 

Entre las infracciones reguladas (muy graves, graves o leves) en el artículo 63, encontraremos: Incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema interno de información en los términos exigidos en esta ley, que se vulneren las garantías de confidencialidad o incumplimiento de la obligación de colaboración con la investigación de informaciones 

Gravedad.
Las sanciones por incumplimiento de la ley pueden ser leves, hasta graves y muy graves. Las empresas podrán ser multadas con hasta un millón de euros por sanciones muy graves que correspondan a infracciones como obstaculizar mediante contrato la comunicación de una denuncia, adoptar represalias contra los informantes, vulnerar el secreto de la información, carecer de un canal o sistema interno para informar de las ilegalidades, etc.

Autoridad.
El ejercicio de la potestad sancionadora corresponde a la Autoridad Independiente de Protección del Informante y a los órganos competentes de las comunidades autónomas sin perjuicio de las facultades disciplinarias que en el ámbito interno de cada organización pudieran tener los responsables del sistema interno de información.

Sanciones:

Las sanciones aparecen reguladas en el artículo 65 de la ley y son las siguientes: 

  • Si son personas físicas las responsables de las infracciones, serán multadas con una cuantía de 1.001 hasta 10.000 euros por la comisión de infracciones leves; de 10.001 hasta 30.000 euros por la comisión de infracciones graves y de 30.001 hasta 300.000 euros por la comisión de infracciones muy graves. 
  • Si son personas jurídicas serán multadas con una cuantía hasta 100.090 euros en caso de infracciones leves, entre 100.001 y 600.000 euros en caso de infracciones graves y entre 600.001 y 1.000.000 de euros en caso de infracciones muy graves.  

¿Cuál es Procedimiento de gestión de denuncias o informaciones?

  • Denuncia o información

    La persona informante podrá presentar la denuncia, de forma anónima o no anónima.

  • Acuse de recibo

    Recibida la información, en un plazo no superior a siete días naturales desde dicha recepción, se procederá a acusar recibo.

  • Registro de la comunicación

    Se procederá a su registro en el Sistema interno de información, de conformidad con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

  • Trámite de admisión

    Registrada la información, el responsable del canal interno de información deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero (“ámbito de aplicación del canal”).

  • INSTRUCCIÓN

    Actuaciones para la protección y apoyo a la persona que informa de las irregularidades y para la garantía de derechos de la persona afectada por la información.

     

  • TERMINACIÓN DE LAS ACTUACIONES

    El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación.

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