La Protección de datos en las encuestas en directo

Cada vez más conferencias, seminarios o incluso fiestas navideñas internas se llevan a cabo en lugares apropiados. Para que los eventos sean más interactivos, se utiliza cada vez más la participación activa de la audiencia. Una herramienta de encuesta en vivo que muestre las respectivas entradas/respuestas de los participantes puede brindar el éxito deseado y hacer que el discurso sea más animado.

¿Qué se necesita?

Todos los participantes reciben un enlace o código QR de antemano, que se muestra a través del proyector en la pantalla o en los monitores y se refiere a la herramienta de encuesta específica en Internet. En la mayoría de los casos, se llama a todas las personas presentes a través del enlace para que accedan a la aplicación web con su propio teléfono celular o computadora portátil, y así participe personalmente en la encuesta.

Previamente, por supuesto, los ponentes deberán haber creado la encuesta correspondiente con un proveedor especializado y ya la habrán rellenado con preguntas y posibles respuestas. Además de las respuestas predefinidas, también se pueden proporcionar campos de texto libre para respuestas individuales.

Durante la tarea, una persona controla la pantalla respectiva a través del backend, puede pasar a la siguiente pregunta o mostrar el resultado final.

¿Anónimo?

En la mayoría de los casos, la encuesta en vivo se anuncia como «anónima» y «voluntaria».

Y a partir de un cierto número de participantes y dadas las respuestas generales, se podría suponer que la participación en esta encuesta es anónima. Si los resultados siempre se muestran en vivo en el evento y participan más de 10 personas, es posible que ya no sea posible referirse a individuos. En principio, la evaluación no afectaría al tratamiento de datos personales.

Sin embargo, los campos de texto libre son impredecibles a este respecto y podrían dar lugar a que se comunique información reveladora, que luego podría crear una referencia personal.

Por lo tanto, se recomienda que los moderadores señalen y aseguren que solo se puede solicitar y dar como respuesta dicho contenido que sea fáctico y relevante para la encuesta y, si es posible, que no permita ninguna referencia personal. Datos personales confidenciales, como la pregunta de origen, opinión política u orientación sexual no debe ser parte de la encuesta de todos modos.

Pero cuidado: estos proveedores generalmente requieren que proporcione una dirección de correo electrónico y un nombre al comienzo de su participación. Incluso si esta información tal vez no se muestre en la versión de vista previa, sino solo en el área de administración de la herramienta de encuesta, sigue siendo una referencia personal para los organizadores.

A más tardar cuando, una vez finalizada la encuesta, exista la posibilidad de que a todos los participantes se les envíen los resultados a una determinada dirección de correo electrónico, no se podrá ocultar la referencia personal.

Independientemente de esto, la dirección IP del usuario del sitio también es procesada por el proveedor e incluso se puede utilizar el seguimiento.

Procesado de datos

Si una empresa u organización, representada por los oradores, utiliza una herramienta de este tipo de un proveedor externo, podría incluso haber un procesamiento de pedidos que requiera un contrato correspondiente de acuerdo con el RGPD. Esto se asumiría si el proveedor de servicios procesa datos personales en nombre del organizador o los oradores. Esto se asumiría en principio cuando se preste el servicio y la correspondiente opción de control por parte de los organizadores o ponentes.

Si el proveedor tiene su sede en los EE. UU., por ejemplo, se deberán realizar más acuerdos de protección de datos o las regulaciones correspondientes.

Política de privacidad

Además, el responsable deberá proporcionar los avisos de protección de datos de conformidad con el Art. 13 RGPD para que todos los participantes puedan conocer el procesamiento de datos antes de acceder a la herramienta de encuesta. También debe regularse de forma transparente quién utiliza el servicio como responsable en el sentido de la ley de protección de datos. Además, también se deben proteger los derechos de los afectados.

Además, la información y las evaluaciones de la encuesta generalmente deben eliminarse después del final del evento, a menos que el propósito sea la evaluación a largo plazo de los datos agregados, lo cual debe señalarse.

Conclusión

Las encuestas en vivo basadas en la web, especialmente cuando se evalúan directamente en un evento, plantean problemas de protección de datos. El problema a menudo no es tan simple después de todo. La participación anónima suele ser técnicamente difícilmente posible. Las preguntas deben ser cuidadosamente construidas.

Al mismo tiempo, este servicio generalmente puede diseñarse en cumplimiento de la protección de datos si se cumplen los requisitos mencionados.